Veel bedrijven zien een ERP-systeem als de heilige graal waarmee ze hun bedrijfsprocessen kunnen verbeteren, betere beslissingen nemen en uiteindelijk meer winst maken. Toch keren ze vaak van een kale reis terug. Volgens Gartner faalt wereldwijd 55 tot 75% van de ERP-implementaties. Waar loopt het mis en wat zijn de valkuilen die je moet vermijden?
ERP is geen product dat je inplugt en dat meteen waarde voor je organisatie oplevert. Er gaat een stevige voorbereiding aan vooraf. Heel wat bedrijven hebben vandaag nog steeds geen ERP, maar de meerderheid heeft wel eens iets geprobeerd en blijft zoeken naar de juiste oplossing.
De volgende drie fouten zijn vaak de oorzaak waarom een implementatie de mist in gaat.
De doelstellingen van de organisatie zijn niet goed gedefinieerd
Veel bedrijven maken een selectie van ERP-oplossingen zonder eerst hun bedrijfsdoelstellingen te bepalen. Dan is de kans groot dat de organisatie uiteindelijk gaat investeren in het systeem dat de meeste toeters en bellen aanbiedt of het beste verkooppraatje levert. Een ERP-oplossing is het begin van een grondige transformatie en dus kan deze maar beter aan de verwachtingen voldoen.
Die verantwoordelijkheid ligt natuurlijk niet alleen bij bedrijven die een ERP-systeem aanschaffen. Ook de leveranciers moeten hun tijd nemen om de uitdagingen en werkwijze van hun klanten te begrijpen. Je mag niet zomaar een bedrijf binnenstappen, een demo geven en een offerte op tafel leggen. Voor je iets kunt tonen, moet je weten met wie je te maken hebt en waarvoor een prospect een ERP-oplossing nodig heeft. Doe je dat niet, dan ontstaat er haast onvermijdelijk een mismatch tussen de mogelijkheden van het product en de verwachtingen van de klant.
Bekijk ERP dus niet alleen als een technologische implementatie. Een systeem moet bovenal het strategische luik ondersteunen. Het is opvallend hoeveel bedrijven vandaag nog steeds een Excel-sheet gebruiken om te rapporteren, simpelweg omdat hun ERP-oplossing niet voldoet.
Een oplossing die voor 90% werkt is niet goed genoeg
Een ERP-pakket is nooit klaar. Er bestaan wel kant-en-klare oplossingen, maar je mag niet denken dat zo’n systeem volledig aan de verwachtingen van je organisatie kan voldoen. Een oplossing die voor 90% overeenkomt met je behoeften zal nooit in staat zijn om voor de verandering te zorgen die je in gedachten had. De laatste 10% dekt de unieke noden van een bedrijf en dus moet je een oplossing zoeken die open genoeg is om zich aan te passen.
Als je bedrijf bijvoorbeeld maandelijks een btw-aangifte doet in plaats van één keer per kwartaal, dan kan dat al een impact hebben op de implementatie van een ERP-systeem. Of stel dat je niet alleen op België focust, maar ook intracommunautair gedekt moet zijn, dan heb je een ERP-oplossing nodig die deze mogelijkheid aanbiedt.
Het bedrijf heeft niet de juiste mensen aan boord
Om een ERP-project te doen slagen, moeten de juiste mensen vanaf het begin betrokken worden. Alle neuzen moeten in dezelfde richting staan om een goede match met de doelstellingen van de organisatie tot stand te brengen. Komt er tijdens de implementatie een nieuwe persoon aan boord die andere verwachtingen heeft? Dan begint het proces opnieuw. Het voortraject is cruciaal voor
een succesvol ERP-project. Iedereen moet z’n rol kennen en weten wat de obstakels zijn. Ook het verloop en de duur van een ERP-implementatie moeten in kaart gebracht zijn.
Niet alleen de leverancier van een ERP-oplossing heeft gespecialiseerde mensen nodig, ook in het bedrijf zelf moet een zeker niveau van expertise aanwezig zijn. Als er geen budget is om een projectmanager aan te nemen, dan kan dat het succes van de implementatie in de weg staan. In dat geval zou een consultancypartner eventueel kunnen helpen om de hiaten op te vullen.
Conclusie
Een ERP-implementatie kan enkel resultaat opleveren als het aan beide kanten goed zit. Bedrijven moeten hun doelstellingen kennen en begrijpen hoe een systeem hen kan ondersteunen. Een ERP-implementatie is een aanzienlijke investering en vaak is het geen optie om snel terug te keren na een verkeerde keuze. In de meeste organisaties gebeurt dat pas wanneer een nieuwe generatie tot het management toetreedt.
Omgekeerd moeten ook leveranciers van ERP-producten hun verantwoordelijkheid nemen door niet enkel op verkoopcijfers te focussen, maar klanten als vertrouwde adviseur te begeleiden naar een oplossing die aansluit bij hun verwachtingen. Alleen zo kunnen we een mismatch voorkomen en ervoor zorgen dat een ERP-tool tot een duurzame en winstgevende transformatie zal leiden.
Dit is een ingezonden bijdrage van Priority Software. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.